业务数智化转型第一步：淘汰电子表格

不起眼的电子表格就像透明胶带一样，是所有企业的必需品。电子表格将销售与HR流程维系在一起，记录着无数的电子邮件列表，并可用于跟踪库存和资产项目。

然而，当企业发展到一定规模后，这种胶带的效用将越来越小。要么需要很多人员更新同一个电子表格，要么需要实时确保数据100%准确，才能保障其他部门高效运营。如果勉强使用电子表格，企业会经常遇到各种各样的问题。

对此，一个可行方案是像大多数成功企业一样，将电子表格和各种应用整合到一个互联平台。这可以自动减轻从应用和纸质表单复制粘贴到电子表格的工作负担。本文将分析电子表格对业务运营的影响，并探讨统一系统如何改进运营。

通过消除工时记录与工时录入之间的延迟，企业可以立竿见影地优化现金流。

毕竟，一些企业需要秘书来录入工时，要等待一个月的时间才能向客户开具发票。在线工时表还支持即时更新每一位员工的工作安排。企业可以洞察员工在项目中所处的阶段，洞察员工何时将结束项目，进入可用状态。对于企业而言，员工可工作的时间越多，可计费小时数就越多，利润就越高。

使用统一平台运营企业，管理人员可以轻松洞察各个部门的运营情况，更轻松地制定企业目标和各部门目标。

例如，使用业务管理系统，企业可以轻松跟踪销售线索、商机、订单、发票和现金收据，跟踪从初次接触潜在客户到交付订单的整个过程。此外，企业还可以提高整体运营效率。业务管理系统能够将销售订单转化为工单，在转化过程中自动创建物料清单并从库存中扣减相关物料。最后，企业可以显著改善客户体验。所有人都能洞悉最新订单状态和何时将接收订单，能够更好地服务客户。

改善库存管理可以立竿见影地改善现金流。这意味着企业可以降低工厂和车间原材料占用的资金，提高供应链效率，并减少陈旧/折价库存。

在制造领域，更有效的库存管理有助于洞察每个产品相关的浪费情况。一旦企业能够准确衡量浪费情况，就可以尝试各种方法来减少浪费，从而即刻提高利润。

企业成熟的一个标志是成立董事会和重视治理工作。

其中，董事会负责制定预算和发展目标并在全年时间内持续跟踪。这要求企业加强流程工作，确保各项流程在整个企业内一致地运行。而利用实时报告，企业可以更轻松地洞察流程是否按预期运转，组织是否朝着目标前进。向管理人员汇报通常可以引发文化变革。员工会议将探讨可解决问题的最佳措施，而不是只满足于解决问题。

业务管理系统能够运行众多关键流程，帮助企业更轻松地扩展业务足迹。使用统一平台的一个好处是，企业可以跨多个关键部门（例如销售、营销和财务）设计和构建工作流。借助适当的工作流规则，一个部门的行动将自动触发另一部门采取预定义措施。

这将提高后台效率，帮助企业轻松应对数量不断增长的前台员工的需求。另一个好处是，新员工只需学习如何使用一个界面就能使用所有业务系统。界面数量越少，培训需求就越低，新员工就越能快速投入工作。由此，新办公室将能够更快地获得投资回报。

在今天，制造企业的运营离不开一个支持多种会计处理方法以及成本和库存跟踪的业务平台。企业越能实时、密切地跟踪信息，就越能快速地做出明智的投资决策。相比之下，无论是使用老式ERP还是混合使用应用和电子表格，企业都难以从平均成本法切换到标准成本法。当缺少辅助性电子表格时，一些企业甚至无法计算成本。

电子表格固然是一个非常有效的工具，但在报告工作中，电子表格数量越多，决策速度就越慢。企业决策离不开数据，如果企业要依赖某个管理人员更新数据，就只能等其更新结束后才开始决策。这种做法还意味着更高的错误风险。无论是键入错误还是将数据录入到错误的字段，都会导致最终结果出错。

对此，基于云技术的Oracle NetSuite ERP系统可以替代制造企业使用的大量电子表格。企业无需使用多个系统，只需一个客户记录系统即可跟踪从销售线索到销售再到工单和交付的整个过程。当业务发展团队拉取客户记录后，客户记录将列示客户的所有历史购买、交付时间和客户支持服务信息。而且，企业只需一个产品记录系统即可洞察现有库存水平，了解原材料、零件和组件信息。